前職でやっていた会議のやり方が効率よいとおもうので備忘録を兼ねて書き出してみます。やっていることは単純でデメリットはほぼないのでやり得です。
主に下記のような効果を狙っています
- 確実に会議で成果を得る
- あとから見てもわかる
- 周りからみてもなんとなくわかる
- 無駄を省く
定刻に始めて定刻に終わる
当たり前なんですけど予定通りに初めて終わらせることを意識します。ある程度待っても始まらなかったらリスケしましょう。議論が盛り上がると延長したくなりますが予定時間を過ぎたら改めて別の時間に設定し直しましょう。
予定どおりに始めることは待ち時間という無駄を減らします。待っている時間は何も生みません。生産性が0です。これは確実に減らしていくべきでしょう。
予定どおりに終わらせることは生産性の低い議論を打ち切る効果があります。だいたいにおいて予定よりも議論が長引いているときは会議を設定したときの仮説が間違っていることに起因します。そのときは検討事項を整理して再度会議を行ったほうが効率が良いです。
基本は30分で1時間を超える会議を避ける
感覚ですが1時間を超えると一気に集中力が落ちます。集中できない会議をダラダラやるよりも短く何度かに分けたほうが良いと想います。確認や認識合わせならば30分で完了できます。議論が必要でも1時間あれば十分ですし、それを超えるならば議題を盛り込みすぎでしょう。後述しますが、1つの会議で議論する対象は絞ったほうがよいです。
例外的に長時間の会議をしてもよいのはチームビルディングのように長時間過ごすことが目的の場合や難しい議題を深く議論することが目的の場合です。逆にこの場合は3時間とかもっと長く確保してもよいかもしれません。それでもリフレッシュを挟むなど集中力を維持できる工夫は必要でしょう。
必要ない人を呼ばない・無駄に感じたら参加しない
私が知る限り、ほとんどの人間は一度にたくさんの人の発言を聞きながら議論することはできません。そのため、会議の効率を考えたとき参加できる人数には限りが生まれます。なるべく少人数でおこないましょう。逆に自分が不要だと感じたら会議の参加を辞退しましょう。「とりあえず参加しておいて」という発言は黄色信号です。
大量の人を呼んで会議をすることに慣れている人からすると参加者を絞ることは難しいでしょう。これを行うためにも後述するように会議の目的を明確にし議事録を作成することは必要です。絞ったテーマであれば多くの参加者は不要ですし、議事録があるならば関係者に情報を伝達することが可能です。
会議の目的を明確にする
その会議は何をするのか事前に明らかにし共有しましょう。「○○を決定する」とか「XXの進捗を共有する」とかそんな感じです。たとえば進捗確認をする会議では確認だけおこない途中で生まれた検討が必要な課題は別の会議へ切り出しましょう。もちろんその場で結論が出る場合はその限りではありませんけども。
すべての問題を1つの会議で解決することはできません。なんでもかんでも1つの会議に詰め込むことが好きな人は多いです。私はそのような会議にでくわすと無駄に責任をもっている関数を見たような気分になります。解決できていない課題があることが明確になったのならばそれは会議の成果です。ぜひ別の会議で検討しましょう。
議事録は簡潔にみんなで書く
議事録は絶対に重要です。あとから振り返ることができますし議事録を共有すれば周りの人にも何を話したのか知ってもらうことができます。このとき、少なくとも社内向けであれば、議事録はキレイな文章で書かれている必要はありません。むしろ簡潔であるほうが読みやすく好まれます。私は箇条書きで書く方法が好きです。テーマごとにブロックでわかれているので書きやすく読みやすいです。
くわえて、議事録はみんなで書きましょう。もちろん議事録係などを設置してメインに書いてもらう方法は良いですが、議事録を完成させることは会議参加者の義務です。全員で良い議事録を作りましょう。前述した箇条書きを使うと書きたいところに書きたいこと追記しやすいのでオススメです。また、みんなで書くためにも共同で編集できるGoogle Docsなどを使うことはとてもよい方法だとおもいます。
議事録は事前に作る・目を通す
会議を実施する前に議事録をある程度作成しておきます。具体的には検討事項や決定したいこと、相談したいことなどを書いておきます。話す予定のことはすべて書いておきましょう。また、共有したい資料などがあればそれらも添付しておきます。会議が開始した時点で想定されるアジェンダが出揃っており全員が把握していることは理想です。難しければ会議開始の5分をこの時間に使いましょう。事前に議題を並べることで話忘れのような無駄を避けることができますし、時間配分もうまくできるようになります。逆に会議を進めながら後出しで議題を出すと無限に会議が続きます。うまくこの方法を使う技として定例会議の場合ならテンプレートを作成しておくと良いでしょう。
この方法を話すと「事前に情報が出揃っているなら会議をする必要がないのでは？」という意見を聞きます。その意見は全くそのとおりです。事前に洗い出した時点で会議をする必要がないなら会議をする必要はありません。会議は目的ではなく手段です。
次のアクションを明記し合意する
会議が終わったのに何も進まないという現象はこれができていないことが多いです。会議が終わるときは次のアクションを言語化し議事録に記述し参加者と合意しましょう。たとえば「タスク○○をAさんがオーナーになってすすめる」とか「次の定例までに○○についてBさんが確認し事前に展開しておく」といった感じです。重要な点は "誰が" "何を" "いつまでに" やるのか書きましょう。つまり会議が終わったあとに何をすればよいのか明確になっている状態を目指します。これを行うためにも会議の進行は5分程度の余裕をもつべきです。
私が効率がよいと思っている会議のやり方について簡単にまとめてみました。もちろん、他にも細かいテクニックはたくさんあるんですけど重要だとおもった点を記載しています。広く一般に使える方法論だと考えていますが、状況によって変わるのでそこらへんはいい感じにしてください。会議の生産性って大事なのでみんなで生産性高めるように習慣づけていきましょう。
